Настройка бизнес-процессов в CRM Битрикс24

Сфера деятельности: Hill Consulting — команда профессионалов высокого уровня в области международного инвестиционного и налогового планирования, консалтинга, аудита, администрирования зарубежных компаний, эмиграции и недвижимости за рубежом.

Задачи проекта: внедрение и настройка CRM-системы под ключ, начиная с базовых бизнес-процессов с возможностью дальнейшего расширения функционала и интеграций.

Современные CRM-системы очень многофункциональны и способны закрыть потребности практически любой компании. Можно синхронизировать систему с сайтом, автоматизировать входящие лиды и их обработку до сделки, хранить данные о клиентах и заказах, оформлять документы и создавать задачи внутри компании для разных отделов.

Стратегия

Мы разработали и внедрили корпоративный портал Битрикс24 для клиента Hill Consulting. Базовая стратегия заключалась в следующих этапах:

Сбор и анализ задач для организации бизнес-процессов.
Разработка блок-схемы для создания структуры и навигации в системе.
Настройка компании: сотрудники, роли, уровни доступа и т.п.
Создание цепочки для воронки продаж с несколькими сценариями развития.
Автоматизация постановки задач по действующим клиентам.

Над проектом работали:

Руководитель Студии

Дмитрий Фёдоров

Руководитель отдела разработки

Никита Демченков

Разработчик

Алексей Журавский

Маркетолог

Татьяна Стрига

Реализация

Структура и навигация

Мы начали работу с детализации ТЗ и создания макета для всех бизнес-процессов компании. На своей стороне клиент также запускал и тестировал различные задачи до момента обращения в студию, поэтому нашей задачей было собрать все эти наработки вместе и составить детальное ТЗ.

Для удобства мы воспользовались блок-схемой в Фигме, где отразили все возможные сценарии и процессы, детализировали каждое направление и движение от лида к сделке в работе.

Базовая настройка CRM

Настройка CRM начинается с установки портала - это может быть коробочная или облачная версия, в зависимости от предпочтений клиента и его технических возможностей. Далее настраиваются все базовые процессы, необходимые компании.

Для Hill Consulting мы провели следующие работы.

Установка облачной версии портала.
Синхронизация CRM-форм - заявки с сайта автоматически создаются в качестве лидов, назначается ответственный за обработку менеджер.
Настройка сделок - типы сделок, настройка необходимых полей, синхронизация с базой клиентов и контактов.
Автоматизация задач после перехода сделки на определенную стадию, выбор ответственного специалиста в зависимости от типа задачи.
Настройка структуры компании, распределение сотрудников и их ролей в отделах.
Настройка живой ленты.
Настройка внутренних бизнес-процессов для сотрудников: отпуск, больничный, отгул.

Особенности в настройке CRM для Hill

Было и несколько специфических технических задач в настройке CRM-системы.

Настроили получение лидов в CRM из разных источников: телефония, чаты, письма, формы заявки на сайте.
В зависимости от отдела и должности сотрудников распределялись их роли и уровень доступа к информации на портале - от полного доступа ко всей системы у руководства и администраторов портала, до частичного доступа к определенным разделам, например видимость лидов без права удаления информации.
В зависимости от источника лида назначался определенный ответственный сотрудник, который и должен был вести далее лид до сделки, например обращения с формы на сайте попадали в качестве задачи на выполнение к сотруднику А, а заявки с почты - к сотруднику В.
Также среди особенностей организации бизнес-процессов - назначение определенного времени для обработки лида. По истечении этого времени, если лид не был взят в работу, образуется повторная задача или напоминание ответственному сотруднику.
У лидов и у сделок есть ряд статусов, которые также настраивали под запрос клиента.
После оформления лида в сделку создали этап получения оплаты и настроили документооборот внутри системы.
Постановка задач также происходит автоматически после присвоения сделке определенного статуса.

На данном этапе закрыли блок воронки продаж и передачи лида в работу команде. Сейчас работаем над настройкой других систем работы CRM - внутренние корпоративные процессы, график отсутствий, бронирование переговорных, назначение планерок и собраний и т.п.

Результаты работы

Внедрение корпоративного портала на базе Битрикс24 позволяет оптимизировать работу всех отделов, настроить взаимодействие между ними, отслеживать работу над текущими проектами и задачами, хранить всю информацию о проектах в единой системе. Настройка CRM позволяет увидеть слабые места в организации бизнес-процессов и наладить их работу до автоматизации. Также CRM служит отличной площадкой для внедрения и развития корпоративной культуры - от формальных бизнес-процессов в компании до общения коллег.

Установка и настройка бизнес-процессов в CRM Битрикс24 сайт hill.ru